Digitale Transformation - Geschäftsbericht

Das eServiceportal - noch digitalere Services für Thalwil

Das Projekt mit dem Titel «Amtomat» ist eine gemeinsame eService-Plattform der Städte Uster, Kloten und der Gemeinde Thalwil. Sie ermöglicht es den Einwohnerinnen und Einwohnern, immer mehr Behördengänge einfach und sicher online zu erledigen. Entwickelt wurde die Plattform zusammen mit egovpartner und der Digitalen Verwaltung Schweiz. Ziel ist eine moderne, effiziente und bürgernahe Verwaltung.

Der Nutzen für die Bevölkerung ist klar: Viele Dienstleistungen sind künftig rund um die Uhr verfügbar, unabhängig von Öffnungszeiten. Anliegen können papierlos und ohne Wege vollständig digital abgewickelt werden. Gleichzeitig profitieren die Gemeinden von Synergien, weil gemeinsame Komponenten wie Bezahlfunktionen oder digitale Signaturen mehrfach genutzt werden können. Für ihre hohe Qualität wurde die Plattform 2025 mit dem OneGov Award ausgezeichnet und war Finalistin beim Digital Economy Award.

Mit der Plattform, die in Thalwil mit dem Namen «eServiceportal» eingeführt wird, macht Thalwil einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Verwaltung. Die Plattform ermöglicht moderne Online-Formulare, sichere Bezahlprozesse und die digitale Zustellung von Dokumenten. Der Ausbau erfolgt schrittweise – mit dem Ziel, den Alltag der Bevölkerung weiter zu vereinfachen und die Verwaltung effizienter zu machen.

So wird Thalwil digitaler, moderner und noch bürgernäher.

00_Amtomat Fokusbereich — Thalwiler Vertretung am Digital Economy Award 2025 (v. l. n. r.: Pascal Kuster - Gemeindeschreiber, Hansruedi Kölliker - Gemeindepräsident, Lesia Birklin - Business Process Managerin, Mario Peverelli - Chief Digital Officer, Hanspeter Giger - Gemeinderat)

Nutzung Künstlicher Intelligenz (KI)

Die Gemeinde Thalwil nutzt generative Künstliche Intelligenz, um Verwaltungsabläufe zu vereinfachen und Dienstleistungen moderner und zugänglicher zu machen. Der Schutz von Daten hat dabei oberste Priorität: KI wird nur unter strengen Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben eingesetzt und sämtliche Anwendungen werden sorgfältig geprüft.

Im September 2025 wurden rund 200 Mitarbeitende an zwei Informationsveranstaltungen geschult. Dort wurden die verbindlichen Richtlinien vorgestellt. Zusätzlich stehen Lernpfade und praxisnahe Anleitungen zur Nutzung von KI zur Verfügung.

KI unterstützt die Mitarbeitenden vor allem bei internen Aufgaben wie dem Zusammenfassen von Texten, dem Erstellen von Entwürfen oder der Recherche. Dadurch können Anliegen der Bevölkerung schneller und persönlicher bearbeitet werden. Rechtsverbindliche Entscheide, vertrauliche Inhalte oder politische Geschäfte werden nie mit KI erstellt oder verarbeitet.

Thalwil setzt hauptsächlich auf sichere KI-Funktionen innerhalb der bestehenden Microsoft365-Umgebung. Andere KI-Tools dürfen nur eingeschränkt genutzt werden. Alle KI-Ergebnisse werden immer von Menschen geprüft.

Langfristig prüft die Gemeinde auch Schweizer KI-Plattformen mit besonders hohen Datenschutzstandards. Parallel dazu werden Mitarbeitende laufend geschult, damit KI verantwortungsvoll und kompetent eingesetzt wird.

So stellt Thalwil sicher, dass KI einen echten Mehrwert schafft – sicher, transparent und im Dienst der Bevölkerung.

Organisatoren der KI-Schulung für Mitarbeitende: Christoph Zech - Digital Officer der Stadt Winterthur, Lara Saxer - egovpartner, Mario Peverelli - Chief Digital Officer Gemeinde Thalwil, Chantal Weber - Leiterin Fachstelle ICT Schule Thalwil, Pascal Kuster - Gemeindeschreiber (v. l. n. r.)

Schulung der Mitarbeitenden zum Thema KI im September 2025.

Prozessdigitalisierung

Die Gemeinde Thalwil hat ihre Abläufe umfassend geprüft, um Digitalisierungspotenziale zu erkennen und Verbesserungen einzuleiten. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen, Medienbrüche zu reduzieren und Dienstleistungen für die Bevölkerung und die Mitarbeitenden spürbar zu verbessern.

Im ersten Schritt wurden alle eingesetzten Applikationen sowie die wichtigsten Prozesse in Verwaltung und Schule analysiert. Die Auswertung zeigt: Mehrere Abläufe, Tools und Schnittstellen sind heute zu komplex oder uneinheitlich. Daraus ergibt sich ein grosses Potenzial für Optimierungen – fachlich wie organisatorisch. Dazu gehören klarere Zuständigkeiten, bessere Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Schule sowie eine stärkere Verankerung der digitalen Verantwortung.

Mit einer Umsetzungs-Roadmap wurden die priorisierten Massnahmen definiert. Diese reichen von der Konsolidierung von Applikationen über die Verbesserung von Schnittstellen bis hin zur Automatisierung einzelner Arbeitsschritte. Ziel sind effizientere Abläufe, weniger Fehler und eine höhere Servicequalität.

Als nächste Schritte bearbeitet die Gemeinde – gemeinsam mit der Schule – unter anderem den elektronischen Rechnungsversand, die Optimierung des Kreditorenprozesses, die Beantragung von Subventionen sowie den Ersatz der Schulapplikation Scolaris durch Escola. Dadurch sollen Verwaltung und Schule entlastet und die Dienstleistungen weiter verbessert werden.

«In erster Linie bleibt das Ziel, die Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag zu unterstützen und für sie die Arbeit leichter und effizienter zu machen, und nicht, die Mitarbeitenden zu ersetzen.»

Du bist seit vier Jahren bei der Gemeinde Thalwil als Chief Digital Officer (CDO) tätig. Was sind deine Hauptaufgaben?

Mario Peverelli:

Übergeordnet verantworte ich die digitale Transformation bei der Gemeindeverwaltung Thalwil. Unser Ziel ist es, eine zukunftsfähige und attraktive Arbeitsumgebung zu schaffen und unsere Verwaltungsprozesse konsequent neu zu denken. Mir ist wichtig, dass die Arbeit für unsere Mitarbeitenden einfacher und effizienter wird und dass wir unsere Vision einer modernen und – wo möglich – automatisierten Verwaltung Schritt für Schritt umsetzen. Dazu gehören das Analysieren und Überarbeiten von bestehenden Prozessen – sowohl intern als auch im Kontakt mit der Bevölkerung. Unser oberstes Ziel ist es, Dienstleistungen für die Thalwilerinnen und Thalwiler so weit als möglich zu digitalisieren, damit Behördengänge künftig einfacher, schneller und vor allem jederzeit sicher, zeit- und ortsunabhängig möglich sind.

Dies alles umzusetzen, klingt sehr technisch – und nach viel Aufwand. Wie motivierst du die Mitarbeitenden, diese Änderungen zu unterstützen und mitzutragen?

Mario Peverelli:

Ein grosser Teil meiner Arbeit besteht tatsächlich aus viel Überzeugungsarbeit. Menschen sind nur schwer zu begeistern, wenn sie die Sinnhaftigkeit einer Veränderung nicht erkennen. Konkret bedeutet das, dass ich den Mitarbeitenden, die mithelfen sollen, einen Prozess zu optimieren – und somit zu digitalisieren – den persönlichen oder gesamtheitlichen Nutzen eines Digitalisierungsprojektes aufzeige. Zudem arbeite ich stetig daran, das teilweise noch vorhandene Silo-Denken aufzubrechen. Denn innerhalb eines digitalen Transformationsprozesses hat ein solches keinen Platz mehr. Ich involviere die Mitarbeitenden aktiv in den Veränderungsprozess und nehme ihre Sorgen und Ängste ernst. Mir ist wichtig, transparent zu kommunizieren und gemeinsam Lösungen zu entwickeln, damit die Modernisierung getragen wird.

Woher rühren allfällige Ängste der Mitarbeitenden?

Mario Peverelli:

Allfällige Ängste entstehen oft, weil eine Prozessanalyse auch bisherige Schwachstellen sichtbar machen kann. Zukunft hat Herkunft. Vieles machen wir schon gut, wir haben einfach neue technologische Möglichkeiten, die es früher nicht gab, um uns stets zu verbessern. Dazu kommen Veränderungen im Team, neue Rollen oder Arbeitsweisen. Manche befürchten vielleicht auch einen Verlust von Einfluss oder Entscheidungsspielraum. Deshalb ist es wichtig, in einen offenen Austausch zu treten und Sicherheit zu vermitteln.

Tatsächlich können im Zuge der Digitalisierung Tätigkeiten, die bisher von Menschen ausgeführt wurden, vollständig automatisiert werden. Ist eine gewisse Angst der Mitarbeitenden, allenfalls bald ersetzt zu werden, nicht durchaus berechtigt?

Mario Peverelli:

Nun, in erster Linie bleibt das Ziel, die Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag zu unterstützen und für sie die Arbeit leichter und effizienter zu machen und nicht, die Mitarbeitenden zu ersetzen. Die Digitalisierung ist heute unverzichtbar, weil Vernetzung, Globalisierung und ortsunabhängiges Arbeiten unseren Alltag prägen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen: Leistungen sollen schneller, günstiger und effizienter erbracht werden – und das idealerweise bei gleichbleibenden personellen Ressourcen und Fachkräftemangel. Ohne Automatisierung ist das kaum möglich. Sie hilft uns, mit weniger wiederkehrenden Kosten mehr Leistungen in kürzerer Zeit zu erbringen und Mitarbeitende gezielt dort einzusetzen, wo menschliche Kompetenzen den grössten Mehrwert schaffen.

Das bedeutet, auch auf einer Gemeindeverwaltung entstehen in manchen Bereichen mittelfristig komplett neue Rollenbilder?

Mario Peverelli:

Ja. Das ist unumgänglich. Es entstehen neue Rollen und Funktionen. Wie weit diese Entwicklung auf einer öffentlichen Verwaltung geht, ist letztlich auch ein Strategieentscheid. Künftig werden vor allem Problemlösekompetenzen der Mitarbeitenden eine zentrale Rolle spielen – ich schätze, zu rund 80 Prozent. Technologie ist wichtig, macht aber nur etwa 20 Prozent aus. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende digitale Werkzeuge und auch beispielsweise KI nutzen, aber kritisch hinterfragen, richtig einordnen und verantwortungsvoll einsetzen können. Kompetenz bedeutet daher nicht nur, Technik zu bedienen, sondern sie reflektiert und sinnvoll zu nutzen.

Wie wird die Gemeindeverwaltung Thalwil in zehn Jahren aussehen?

Mario Peverelli:

In zehn Jahren wird die Gemeindeverwaltung deutlich digitaler und vernetzter sein. Viele Dienstleistungen und Prozesse werden vollständig digital sowie zeit- und ortsunabhängig von jedem Gerät aus abgewickelt, von Anträgen über Bewilligungen bis hin zu internen Abläufen. Die datenschutzkonforme KI wird uns dabei noch mehr unterstützen. Die Entwicklung wird dabei stetig weitergehen, weil technologische Innovationen und gesellschaftliche Erwartungen sich laufend verändern. Gleichzeitig stehen die Thalwilerinnen und Thalwiler weiterhin im Zentrum: Der persönliche Kontakt zur Bevölkerung bleibt wichtig und wird dort gepflegt, wo Beratung, Vertrauen und individuelle Lösungen gefragt sind. Digitale Services sollen den Alltag erleichtern, nicht den menschlichen Austausch ersetzen.

Zur Person

Mario Peverelli verfügt über eine betriebswirtschaftliche Ausbildung sowie über einen Master of Advanced Studies (MAS FH) in digitaler Transformation und einen Executive MBA (EMBA FH) mit Vertiefung in Organisationsentwicklung und Beratung. Seine fachlichen Schwerpunkte liegen in der Führungs- und Organisationsentwicklung sowie in der nachhaltigen digitalen Transformation von Organisationen.

Während zwölf Jahren war Mario Peverelli Mitglied einer kommunalen Exekutive als Schulpfleger und Gemeinderat tätig. In dieser Zeit übernahm er politische Führungsverantwortung und war an strategischen Entscheidungsprozessen beteiligt. Dabei erwarb er vertiefte Kenntnisse in der politischen Steuerung, der Verwaltungsführung sowie an der Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bevölkerung.

Beruflich sammelte er Erfahrungen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Sektor, unter anderem in leitenden Funktionen mit Schwerpunkt Führung, Customer Relationship Management, Organisationsentwicklung und digitaler Transformation. Heute ist Mario Peverelli Chief Digital Officer (CDO) der Gemeinde Thalwil und verantwortlich für die strategische Steuerung und Weiterentwicklung der digitalen Transformation der Gemeindeverwaltung.